Lista Comunicaciones

Datos de los autores

Orden	Apellidos	Nombre	Centro
1	Camañes Garcia	Nieves	Servicio Atención Primaria Delta del LLobregat
2	Gomez Zamora	R	EAP La Gavarra
3	Depares Lopez	JM	Servicio Atención Primaria Baix LLobregat Centre
4	Rafecas Ruiz	M	Servicio Atención Primaria Alt Penedès-Garraf-Nord
5	Pimentel Clavijo	JA	Servicio Atención Primaria Alt Penedès-Garraf-Nord
6	Fernandez Blanco	J	Linea Pediatrica Alt Penedès -Garraf

Datos de la Sala

Sala PANTALLA 7

Día 15-oct

Hora 12.00

Orden 11

Mesa ATENCIÓN A PACIENTES CRÓNICOS. COORD. Y CONTINUIDAD ASISTENCIAL. ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD

Presentación Electrónica sin Defensa

Datos de la comunicación

ID 605

Título GESTIO DOCUMENTAL EN ATENCIÓ PRIMÀRIA

Justificación

Un sistema de gestión documental permite crear, controlar y utilizar la información y documentación de la organización con el objetivo de conocer que ocurre, planificar que hacer y actuar en consecuencia. La ausencia de un sistema de gestión documental puede comportar ineficiencias, duplicidades, información obsoleta y de difícil acceso y producción documental descontrolada.

Objetivos

- Eliminar la necesidad de manipular, almacenar documentación en papel - Agilizar la recuperación y el acceso a los documentos - Acelerar el flujo de información y garantizar que cualquier profesional de un equipo de atención primaria pueda localizar en el centro documental todo el material que requiera para el desarrollo de su actividad profesional

Material y métodos / Descripción de la Experiencia

Se identifican por parte de la Dirección los responsables de desarrollar una propuesta de sistema de gestión documental normalizada y ajustada a las necesidades de los equipos así como a las estructures de Servicios centrales. Fase de análisis: Establecer las pautas para organizar la documentación, el ciclo de vida de los documentos y su recuperación. Fase de diseño:concretar aspectos relativos a contenidos, procesos relacionados, metadatos, mapa de documentos, cuadros de clasificación y elementos identificativos de los documentos. Fase implantación. Asignación de responsabilidades y tratamiento y re conversión de documentos ya existentes. Elaboración de manual de procedimientos y constitución de la Comisión de Gestión documental. Formación a todos los profesionales implicados en el despliegue del proyecto en los equipos

Resultados / Conclusión

La estructura del centro documental de los 53 equipos del territorio está definida y a disposición de los profesionales. La herramienta tecnológica que sostiene el centro documental es sharepoint, que garantiza capacidad de almacenaje ilimitada; rápida recuperación de documentos; control, gestión, distribución y comparación de versiones; categorización de la documentación; sistema de avisos y alertas; buscador avanzado; control de permisos de usuarios del sistema; índice de contenidos de cada documento;seguridad de datos garantizada. Las herramientas de gestión documental se han presentado a lo largo del segundo trimestre del año y se ha finalizado la formación de las mismas al 63% de los equipos. A partir del 1 de julio se iniciará la publicación coordinada de documentación en las bibliotecas de los equipos adiestrados y finalizará la formación de los equipos restantes Todo cambio que se aplique sobre la forma habitual de trabajar tiene efectos sobre los profesionales y la actividad que desarrollan. Un sistema de gestión documental no es un proyecto cerrado. Una vez desplegado debemos garantizar su vigencia y rigor.Será necesario una revisión permanente del sistema. Las bases de un buen funcionamiento son la actualización,facil acceso y Seguridad del sistema, identificando y corrigiendo la incidencias producidas por un flujo de información inadecuado.

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